1. OBJETIVO

Esta Política estabelece, de forma clara e objetiva, como a serventia trata, utiliza, protege, compartilha, armazena e conserva dados pessoais no exercício de suas atividades notariais, registrais e administrativas, observando a LGPD e as normas do Conselho Nacional de Justiça e da Corregedoria competente.

2. FUNDAMENTAÇÃO

A Política observa, especialmente, a Constituição Federal; a Lei nº 6.015/1973; a Lei nº 8.935/1994; a Lei nº 13.709/2018 (LGPD); o Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial, instituído pelo Provimento CNJ nº 149/2023 e alterações; as normas da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado do Pará; e o Provimento CNJ nº 213/2026, com as alterações posteriores, especialmente o Provimento CN nº 243/2026.

3. CONTROLADOR E ENCARREGADO

O responsável pela serventia atua como controlador dos dados tratados no exercício da delegação. O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais é Karlay Sousa e Souza. E-mail: cartoriosantanadoaraguaia@gmail.com | Telefone: (94) 98451-9345.

4. DADOS TRATADOS

Podem ser tratados dados necessários à prestação dos serviços, como nome, nome social, nacionalidade, profissão, data e local de nascimento, estado civil, filiação, CPF, documentos de identificação, endereço, telefone, e-mail, assinatura e informações constantes dos documentos apresentados. Dados sensíveis serão tratados somente quando necessários e amparados por hipótese legal.

5. FINALIDADES

Os dados são tratados para: prestar serviços notariais e registrais; cumprir obrigações legais e regulamentares; qualificar partes e atos; emitir certidões; cumprir determinações judiciais e administrativas; atender fiscalizações; cumprir obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias; realizar comunicações obrigatórias; prevenir fraudes; proteger pessoas, sistemas e acervo; garantir continuidade dos serviços; e exercer direitos em processos administrativos ou judiciais.

6. BASE LEGAL

O tratamento ocorre principalmente para cumprimento de obrigação legal ou regulatória e exercício de competências legais e políticas públicas, além de outras bases previstas na LGPD quando aplicáveis. Nos serviços extrajudiciais, o tratamento necessário à atividade legal da serventia não depende, como regra, de consentimento do titular.

7. COMPARTILHAMENTO

Os dados poderão ser compartilhados, quando necessário e dentro da finalidade legal, com CNJ, Tribunal de Justiça, Corregedoria, Poder Judiciário, Ministério Público, órgãos públicos, Receita Federal, órgãos fazendários, COAF, outras serventias, centrais eletrônicas e sistemas oficiais. Também poderão ser tratados por fornecedores e prestadores de serviços tecnológicos, contábeis, de infraestrutura, armazenamento e backup, observadas as medidas de proteção aplicáveis.

8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A serventia adota medidas técnicas, administrativas e físicas para proteger dados e acervo contra acesso não autorizado, perda, destruição, alteração, divulgação indevida e indisponibilidade. A segurança deverá observar o Provimento CNJ nº 213/2026, que revogou o Provimento nº 74/2018 e estabeleceu padrões mínimos nacionais de tecnologia e segurança.

9. CONTROLES DE ACESSO E BACKUP

Os acessos aos sistemas devem ser individualizados e compatíveis com as funções exercidas. A serventia deverá proteger credenciais, controlar permissões, revogar acessos quando necessário e manter mecanismos de backup e recuperação, testes de restauração e medidas de continuidade compatíveis com sua classificação e com o Provimento nº 213/2026.

10. INCIDENTES DE SEGURANÇA

A serventia manterá procedimento para identificar, registrar, conter, avaliar e responder a incidentes de segurança. Serão analisados os dados afetados, os riscos aos titulares, as medidas de contenção e a necessidade de comunicação às autoridades ou aos titulares, conforme a legislação e as normas aplicáveis.

11. CONSERVAÇÃO E ELIMINAÇÃO

Os dados serão mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento de sua finalidade e das obrigações legais. Não se aplica uma regra genérica de eliminação a livros, registros, atos e documentos sujeitos à conservação permanente ou a prazos específicos. Quando a eliminação for permitida, o descarte será realizado de forma segura.

12. DIREITOS DOS TITULARES

Nos limites da LGPD e das normas próprias dos serviços extrajudiciais, o titular poderá exercer os direitos legalmente previstos, inclusive confirmação de tratamento, acesso e correção de dados. Esses direitos devem ser harmonizados com as obrigações de guarda, publicidade registral, emissão de certidões, conservação do acervo e cumprimento de ordens judiciais e administrativas.

13. CERTIDÕES E PUBLICIDADE

A proteção de dados será conciliada com o princípio da publicidade dos registros públicos. A emissão de certidões observará a legislação específica do ato, as normas do CNJ e da Corregedoria competente e os requisitos de acesso aplicáveis. A LGPD não afasta, por si só, o dever legal de fornecer certidões.

14. COLABORADORES E TERCEIROS

Colaboradores, prepostos, estagiários e terceiros com acesso a dados devem manter sigilo, proteger suas credenciais, utilizar informações somente para finalidades autorizadas e comunicar incidentes. Prestadores de serviços deverão observar obrigações de confidencialidade, proteção de dados e segurança da informação.

15. GOVERNANÇA E CONFORMIDADE

A serventia manterá medidas proporcionais à sua estrutura e classificação, incluindo identificação das atividades de tratamento, avaliação de riscos, controles de acesso, segurança, backup, continuidade, gestão de incidentes, capacitação e documentação das medidas adotadas.

16. CLASSIFICAÇÃO E PRAZOS DO PROVIMENTO Nº 213/2026

A classificação das serventias é definida pela receita bruta semestral, conforme art. 16 do Provimento nº 213/2026, com redação dada pelo Provimento nº 243/2026. A Classe 3 corresponde às serventias com receita bruta semestral superior a R$ 1.500.000,00, subdividida em G, H, I e J. Para a Classe 3, a implementação inicial obrigatória das Etapas 1 e 2 do Anexo IV deve ocorrer em 180 dias a contar da entrada em vigor do Provimento nº 243/2026, e a implementação integral das etapas possui prazo máximo de 24 meses, observadas as regras do próprio Provimento.

17. ATUALIZAÇÃO

Esta Política será revisada pelo menos anualmente e sempre que houver alteração relevante na legislação, nas normas do CNJ ou da Corregedoria, na estrutura tecnológica da serventia ou após incidente de segurança relevante.

18. CANAL DE CONTATO

Questões relacionadas à proteção de dados poderão ser encaminhadas ao Encarregado: Karlay Sousa e Souza | cartoriosantanadoaraguaia@gmail.com | (94) 98451-9345.

19. DISPOSIÇÕES FINAIS

A presente Política integra as medidas de governança, privacidade e segurança da informação da serventia. A proteção de dados será aplicada em conjunto com os deveres legais de registro, conservação, publicidade, emissão de certidões, comunicação de informações e atendimento às determinações judiciais e administrativas.